Toen ik het boek kreeg dacht ik dat het een boek was over communicatie vanuit het Taoïsme. Dit leek mij buitengewoon interessant, alleen al vanwege het feit dat de eeuwige Tao niet in woorden kan worden uitgedrukt. Met dit boek in mijn handen leek mij dit een flinke contradictie!
Breinvijandig
Het boek start met een inleiding waarom ‘meer’ soms ‘minder’ is. Hiermee wordt gedoeld op de hoeveelheid tools die we tegenwoordig tot onze beschikking hebben. Denk aan kantoortuinen die eigenlijk breinvijandig blijken te zijn: ze zorgen vooral voor improductiviteit. Ook de (zogenaamde) samenwerkingstools passeren de revue. Die worden enthousiast omarmd door een voorhoede, maar worden verworpen door de middengroep na wat experimenteren.
Maar de zin die mij vooral bijbleef in het boek is: ‘Hoe komt het dan dat we er zo’n moeite mee hebben onze boodschap helder en beknopt over te brengen?’ Ik ben dus blijkbaar niet de enige die last heeft van communicatietsunami’s veroorzaakt door iemand die tientallen kilometers verderop zit.
De vijf stappen
I AM TAO is een ezelsbruggetje voor de vijf stappen die je moet zetten naar gerichte communicatie. De vijf stappen:
Stap 1: Vertaal het idee wat je hebt naar een doel. (Idea)
Stap 2: Bepaal je doelgroep (Audience)
Stap 3: Formuleer de kern van je boodschap (Message)
Stap 4: Welke communicatiemiddelen ga je gebruiken (Tools)
Stap 5: Wat voor een actie verwacht je van je doelgroep (Action)
Arjen Broere legt stap voor stap uit wat je precies moet doen en vertelt ook hoe. Of het volgen van het stappenplan er ook daadwerkelijk voor gaat zorgen dat je de communicatie stroomlijnt kan ik niet zeggen, maar dit plan van aanpak helpt in elk geval met de bewustwording.
Ook deelt de schrijver de bronnen waaruit hij heeft geput, zodat je weet waar je desgewenst meer verdieping over dit onderwerp kunt vinden.
Werkt het ook daadwerkelijk zo?
Ik was nieuwsgierig of deze aanpak mijn communicatie ook daadwerkelijk zou stroomlijnen. Zoals de Engelsen zeggen ‘The proof of the pudding is in the eating.’
Stap 1 (Idea): Kan ik mijn doelgroep ervan overtuigen om dit boek ook te lezen?
Stap 2 (Audience): functioneel beheerders en informatiemanagers
Stap 3 (Message): Voor functioneel beheerders en informatiemanagers is juiste communicatie van essentieel belang. Vooral communicatie die is afgestemd op de doelgroep.
Stap 4 (Tools): De tool die we voor deze boodschap willen gebruiken is deze review op www.managementboek.nl
Stap 5 (Objective): Lees dit boek. Het zal je echt helpen om effectiever met je doelgroep te communiceren.
Misschien beetje een flauw, maar het werkt wel.
Wat miste ik?
Veel van dit soort verbeterboeken verwijzen naar een website waar je allerhande zaken kunt downloaden, zoals sjablonen, checklists etc. Dat miste ik bij dit boek.
Tijdens een aantal van onze trainingen proberen wij door middel van een analyse van belanghebbenden te laten zien dat elke belanghebbende communicatie op maat nodig heeft. Een gebruiker van een systeem heeft immers andere details nodig over een wijziging dan diegene die de rekening betaalt. Het format van deze analyse reiken wij onze cursisten aan als extra hulpmiddel.
In mijn wereld van de ICT is er maar één ding dat volgens mij echt beter moet: communicatie! Het I AM TAO stappenplan van Arjen Broere kan naar mijn mening zeker een bijdrage leveren aan de bewustwording en verbetering van de communicatie.
Over Daniël E. Brouwer
Daniël E. Brouwer is schrijver, trainer, spreker en organisatieadviseur op het gebied van informatiemanagement, functioneel beheer en continu verbeteren. Hij heeft meer dan 15 jaar leidinggevende ervaring en is oprichter van adviesbureau IMNEO en opleidingsinstituut VFB Academy. Daniël schrijft boeken en artikelen en geeft lezingen om zijn kennis te verspreiden.
