Hybride is echt niet alleen ‘bij gebrek aan beter’, het kan het beste van twee werelden zijn. Of het nu gaat om een vergadering, brainstorm of training. Wanneer ga je hybride en belangrijker: hoe zorg je voor een effectieve en sprankelende sessie?
Waarom zou je hybride gaan?
Voordat je de keuze maakt voor offline, online of hybride: vraag jezelf eens af waarom je eigenlijk samenkomt en wie daar bij horen. Wil je vooral informeren, stuur dan gewoon een mail of videoboodschap. Wil je daadwerkelijk interactie – samen brainstormen, discussiëren, besluiten nemen – dan is een sessie de moeite waard.
Offline of online?
Werkt iedereen op kantoor of juist thuis, dan kies je eenvoudigweg voor offline of juist online. Maar wat als iedereen andere thuiswerkdagen heeft? Soms kun je afspreken om fysiek samen te komen – zeker als je aan verbinding wilt werken. Maar dat is niet altijd handig, denk aan:
– Het wekelijkse teamoverleg terwijl er niet voldoende flexplekken zijn op kantoor.
– Gastdeelnemers (een klant, collega van andere vestiging) die elders werkt.
– Een congres waarbij sommige deelnemers offline verbinding willen, maar anderen meer prijs stellen op laagdrempelig (online) aan kunnen schuiven (bijvoorbeeld vanwege minder mobiel zijn of vanwege reistijd).
Hybride biedt een waardevolle kans op autonomie. Als het voor de effectiviteit en het werkplezier weinig uitmaakt of je online deelneemt of op locatie, dan is er meer ruimte voor mensen om te bepalen wat voor hen werkt.
Hoe doen we hybride, sprankelend en effectief?
Oké, hybride bijeenkomsten zijn dus potentieel waardevol. Maar als zo’n hybride meeting dan niet loopt, zeggen we makkelijk ‘hybride werkt niet’. De afgelopen jaren is mij echter opgevallen hoe makkelijk we slechte (offline) vergaderingen altijd wél accepteren. Een goede bijeenkomst vergt inzet om de mensen te betrekken en activeren, hybride of niet. Dat begint bij het doel van de sessie voor álle deelnemers: is het nuttig voor mensen?
Hybride vraagt extra aandacht. Dat begint bij het ‘zien’ van beide groepen deelnemers. Een groot risico van hybride is dat de mensen in de zaal hun zegje wel kunnen doen, maar dat de online deelnemers er voor spek en bonen bijhangen op een scherm aan de muur. Een eenvoudige eerste stap is om te zorgen voor twee facilitators, eentje speciaal voor online en de ander voor offline. Dat kan een voorzitter zijn, maar net zo goed een betrokken teamlid.
Interactie
Voor een effectieve en energieke meeting wil je vooral ook interactie stimuleren. Je wilt dat mensen hun mening geven, vragen stellen en luisteren. Maar wat als het stil blijft? Gebruik de juiste, activerende werkvormen. Denk eens na over hoe je die interactie makkelijker maakt voor deelnemers. Hybride kan dat prima: laat iedereen post-its schrijven (op papier of digitaal) met kritische vragen voor het projectplan. Brainstorm eerst individueel (schrijf 5 ideeën voor de marketingcampagne op) en deel dat daarna plenair. Of laat mensen in groepjes het project evalueren (elke offline deelnemer belt 10 minuten met een persoon die online deelneemt) en verzamel de belangrijkste inzichten op een digitaal whiteboard. Dat laatste kunnen de online deelnemers makkelijk doen, die zitten al achter een computer (en zo krijgen die extra aandacht, vaak is dat goed voor de balans).
Hybride succes
Als ik hybride bijeenkomsten beschrijf, zeg ik: het kost wat (voorbereiding, facilitatorschap, technische hulpmiddelen), maar dan heb je ook wat (keuzevrijheid, interactie, productieve meetings). Tegelijk kun je al klein beginnen: een activerende werkvorm, een collega die de chat beheert en met je team eens praten over wat jullie nou eigenlijk willen bereiken in de vergadering.
Wil jij ook aan de slag met hybride bijeenkomsten? In ons boek lees je meer.
Over Matthijs Steeneveld
Matthijs Steeneveld is positief organisatiepsycholoog en werkt als trainer, opleider, adviseur en auteur. Hij verbindt de wetenschap en de praktijk om bij te dragen aan florerende mensen die goed werk leveren.
Over Annemieke Mintjes
Annemieke Mintjes is communicatiekundige en actief als trainer en facilitator in wendbaar werken en werkgeluk bij Geluk Werkt. Ze ondersteunt organisaties bij het ontwikkelen van hun menselijk kapitaal in een snel veranderende wereld.
